Como começar a planejar a formatura?

A grande parte das turmas que nos procuram para organizar a formatura, possuem muitas dúvidas em relação a como iniciar o processo para a organização desse grande dia, principalmente em relação a turma toda. Quem deve tomar a frente? Como devem ser feitas as cobranças? Como iremos pagar? O que devemos priorizar? E assim por diante.

Primeiramente devemos priorizar o fato de que a turma deve possuir representantes, os conhecidos integrantes da comissão de formatura, geralmente composto por Presidente, Vice-Presidente, tesoureiro e secretário.

As pessoas que compõe a comissão, devem ser de confiança da  turma, devem possuir espirito de liderança, voz ativa e poder de decisão, pois os mesmos irão conflitar muitas vezes com o restante da sala, em relação à cobranças, banda, decoração, empresa que irá fazer a formatura e muitas outras decisões que dependam do voto geral da sala.

É de obrigação da comissão de formatura, fazer a arrecadação das mensalidades, fazer aplicações e saques do dinheiro, coordenar e convocar assembléias, confeccionar atas com decisões referente a formatura e principalmente deixar claro e visível os valores que foram recolhidos das mensalidades e quanto foi depositado na conta poupança da sala, prestando contas mensalmente. Cobrar juros das mensalidades atrasadas, fazer o livro caixa e ter o controle dos formandos participantes da formatura.

Para que tudo isso seja bem controlado, a comissão, deve criar um estatuto, onde conste quem são os integrantes, qual o cargo de cada um, como será feito a arrecadação das mensalidades, qual o percentual de juros para quem paga atrasado, qual o valor de juros que será cobrando do formando que resolver entrar como associado após um período da comissão já estabelecida (digamos 2 meses antes da formatura), qual vai ser o percentual a ser devolvido para o formando que reprovar ou desistir, como será feita a prestação de contas do fluxo de caixa e principalmente os direitos e o dever do associado.

Esse estatuto deve ser levado à conhecimento de toda sala e todos deverão assinar tomando ciência.

Após tudo isso definido, ou antes se for o caso, a comissão pode entrar em contato com a empresa de eventos, preferencialmente a Stern Eventos Ltda, para fechar contrato e então começar a definir detalhes da formatura com a empresa responsável.

Detalhes importantes: Geralmente as turmas optam em abrir uma conta poupança para fazer o deposito dos valores das mensalidades (para opter valor em caixa e pagar o salão, que geralmente cobra parte do valor antecipadamente), essa conta poupança jamais deve ser aberta somente no nome de um integrante da comissão e sim em nome de duas pessoas e em conta conjunta. Se a turma preferir, façam com que os mesmos escolham os nomes dos integrantes que devem abrir a conta, preferencialmente pessoas não muito proximas.

Procurem ser sempre bem transparentes, controlando a mensalidade, anotando tudo em planilhas e entregando recibos mensais aos formandos, deposite o montante arrecadado e mostre o comprovante de deposito e extrato atualizado da conta. Assim a comissão  irá comprovar que o valor arrecadado está correto e seguro.

Seguindo essas dicas já de inicio e principalmente sendo "pulso firme" com a turma, com certeza a formatura será um sucesso.